Besprechungen, Meetings und Treffen verlaufen häufig wenig befriedigend. Viele Berufstätige leiden darunter, dass Sie viel Zeit in langen Meetings ohne greifbare Ergebnisse verbringen.

Hauptgründe für uneffektive Besprechungen

Keine oder zu wenig Vorbereitung Keine oder unklare Zielsetzung Unpünktlicher Start Keine oder zu wenig Struktur im Ablauf Endlose Diskussionen, die Entscheidungen blockieren oder hinauszögern Keine konkret Vereinbarung von Ergebnissen und Maßnahmen

Schaffen Sie Abhilfe durch

Allgemeine Tipps für fruchtbare Besprechungen

Durch Anwendung der Methode "Systemisches Konsensieren"

Klügere Entscheidungen durch „Systemisches Konsensieren“

Wenn in Gruppen Entscheidungen anstehen, entwickelt sich häufig eine Dynamik, die schnell zu Uneinigkeit, Streit und verfahrenen Situationen führen kann. Diese Tendenz zum Dissens liegt aber weniger daran, dass viele Menschen die geborenen Streithähne sind – sie ist systembedingt und liegt an den Mängeln der üblichen und bekannten Entscheidungsmethoden.

Es geht aber einfacher und besser. Wie, das verrate ich Ihnen anhand eines einfachen Beispiels:

Angenommen, Sie möchten mit insgesamt 7 Personen einen gemeinsamen Nachmittag gestalten. Dies kann private Gründe haben oder als Teamevent gedacht sein. Aus der letzten Aktion dieser Art wissen Sie, dass die Meinungsbildung schwierig war. Eine Person brachte einen Vorschlag ein. Sofort wurden Bedenken geäußert: zu teuer, zu wenig spannend, zu anstrengend usw.

Gehen Sie daher diesmal wie folgt vor:

Schritt 1: Sammeln Sie Vorschläge

Schritt 2: Bewerten Sie in die einzelnen Vorschläge (Widerstandswerte 0 bis 10)

Schritt 3: Überprüfen Sie das Ergebnis lt. Schritt 2

Schritt 4: Gelangen Sie zu einer abschließenden Entscheidung

Hinweise und Tipps zur Anwendung

Schritt 1: Sammeln Sie Vorschläge

Bevor Sie mit Schritt 1 beginnen, sollte allen Beteiligten die Vorgehensweise einigermaßen klar sein. Verwenden Sie aber nicht viel Zeit auf Erläuterungen und Hintergründe. Bitten Sie ggf. die Gruppe, sich auf ein Experiment einzulassen. Mit der Zeit werden die positiven Erfahrungen mit dem Systemischen Konsensieren für sich sprechen. Wichtig ist bei diesem Schritt nur, dass jeder im Hinterkopf hat, wie im zweiten Schritt bewertet wird. Es werden nämlich Widerstandpunkte vergeben. Mein Vorschlag, den ich selbst gut finde und den ich selbst umsetzen möchte, hat dann die größten Erfolgschancen, wenn er bei den anderen möglichst wenig Widerstand erzeugt.

Die Anzahl der Vorschläge ist unbegrenzt. Es ist erlaubt und sogar erwünscht, bestehende Vorschläge aufzugreifen und weiter zu entwickeln.

Nehmen wir einmal an, im Schritt 1 ergeben sich folgende Vorschläge:

Kegeln Besuch einer Kartbahn Wanderung Bergtour im Karwendel-Gebirge Radtour Besuch des Musicals XY Bergtour auf das Brauneck (wer nicht hochgehen will, kann mit der Seilbahn fahren)

Schritt 2: Bewerten Sie in die einzelnen Vorschläge

Die normale Vorgehensweise wäre nun, dass man abstimmt, wer welche Alternative bevorzugt. Die Mehrheit entscheidet. Die Minderheit muss sich beugen und zeigt sich hoffentlich als gute Verlierer. Beim Systemischen Konsensieren bewertet jeder jeden Vorschlag. Dabei vergibt man Punkte je nach seinem persönlichen Widerstand.

0 bedeutet: Ich habe keinerlei Widerstand.

10 bedeutet: Dieser Vorschlag ist für mich unannehmbar.

Die Zwischenwerte können nach Gefühl vergeben werden.

Ansonsten gibt es keinerlei Einschränkung. Einzelne Werte können also mehrfach vergeben werden. Es gibt keine Maximalzahl an Punkten, die vergeben werden usw.

Taktische Wertungen etwa nach dem Motto „Meine Lieblingslösung werte ich mit 0 alle anderen mit 10“ sind meist ungünstig. Praktisch entspricht dies einer Alles-oder-nichts-Strategie. Günstiger ist es, auch weiteren Vorschlägen eine gute Erfolgschance zu geben.

Schritt 3: Überprüfen Sie das Ergebnis lt. Schritt 2

Die Einzelbewertungen können in eine kleine Tabelle eingetragen werden.

 

Vorschlag

P1

P2

P3

P4

P5

P6

P7

Summe

1 Kegeln

5

0

4

5

3

3

5

25

2 Kartbahn

5

0

3

6

4

5

2

25

3 Wanderung

1

0

5

7

2

2

1

18

4 Karwendel-Tour

0

3

3

8

4

3

5

26

5 Radtour

0

2

4

4

5

4

4

23

6 Musical XY

6

4

2

2

0

1

6

21

7 Brauneck

0

1

2

8

3

0

1

15

In diesem Fall hat der Vorschlag 7 „Bergtour Brauneck“ den geringsten summierten Widerstandswert.

Die meisten der Beteiligten haben einen geringen Widerstandswert vergeben, sind also mit dem Vorschlag glücklich. Nur die Person 4 signalisiert mit dem Wert 8 einen hohen Widerstand. Hat diese Person nun Pech gehabt, weil sie mit ihrer Meinung alleine steht? Nein, das wäre sicher unklug. Denn schließlich will man ja gemeinsam einen vergnüglichen Nachmittag verbringen. Und das geht nicht, wenn einer sich unwohl fühlt oder gar nur widerwillig mitspielt.

Besser ist es daher, wenn man nun die Gründe für den Widerstand konkret hinterfragt und den Vorschlag ggf. etwas modifiziert. In diesem Fall könnte es z.B. sein, dass die Person 4 Bedenken hat, als einziger „Seilbahnfahrer“ zu lange auf die anderen warten zu müssen. Aber dadurch, dass sich herausstellt, dass noch eine weitere Person mit der Seilbahn mitfährt und dass es möglich ist, einen sonnigen Platz auf der Terrasse mit tollem Panoramablick zu reservieren, können diese Bedenken ausgeräumt werden.

Schritt 4: Gelangen Sie zu einer abschließenden Entscheidung

Mit dieser nachträglichen Klärung sind nun alle mit der gefundenen Lösung zufrieden. Als Entscheidung kann festgehalten werden, dass zwei Personen mit der Seilbahn fahren und die anderen hoch wandern.

Sollte sich herausstellen, dass noch keine befriedigende Lösung gefunden wurde, könnte man natürlich eine neue Schleife vereinbaren. Man geht gemeinsam zu Schritt 1 zurück und sucht auf der Basis der gewonnen Erkenntnisse noch weitere Vorschläge.

Die wichtigsten Vorteile des Systemischen Konsensieren

Das Systemische Konsensieren ist in der beschriebenen Grundvariante sehr einfach. Dennoch gibt es unzählige Möglichkeiten, der Variation und des Ausbaus. Beispielsweise ist kann je nach Anwendungsfall abgewogen werden, ob eine offene oder eine geheime Wertung sinnvoller ist. Bei der Kreativen Kommunikation wird der Entscheidungsprozess in bis zu 12 Schritte gegliedert. Ich habe bereits sehr gute Erfahrungen in „allen Lebenslagen“ gesammelt – von der Entscheidung der gemeinsamen Freizeitgestaltung über Urlaubsplanung, Aufteilung eines gemeinsam erwirtschafteten Honorars bis hin zu strategischen Unternehmensentscheidungen.

Die Methode führt zu rücksichtsvollen Entscheidungen: Durch das Wissen, dass die Vorschläge anhand der Widerstände bewertet werden, werden schon andere, rücksichtsvollere Vorschläge eingebracht. Die Beteiligten nehmen einen Perspektivenwechsel vor: Was möchten die Anderen? Welche Aspekte können Widerstand erzeugen? Kann ich meinen Vorschlag so anpassen, dass er die Bedürfnisse der Anderen berücksichtigt und somit mit wenig Widerstandspunkten bewertet wird?

Entscheidungsprozesse können wesentlich beschleunigt werden: Anstatt lange zu diskutieren, bietet es sich an, die vorliegenden Vorschläge zu konsensieren. Das Ergebnis kann erst einmal als „unverbindliches Meinungsbild der Gruppe“ angesehen werden. Man erhält schnell einen Überblick welche Vorschläge vielversprechend sind und kann in dieser Richtung gezielt weiterdenken.

Ist es – anders als im gewählten Beispiel – nicht möglich, ein Ergebnis zu erzielen, mit dem alle zufrieden sind, hat das Konsensieren dennoch einen entscheidenden Vorteil. Die Personen, die gegenüber der gefunden Lösung Bedenken haben oder Unmut verspüren, können mit der Entscheidung meisten gut leben. Immerhin hatten sie die Möglichkeit, Ihre Bedenken vorzubringen. Und Sie sind gehört und erst genommen worden.

Das Konsensieren stößt hinsichtlich der Anzahl der Vorschläge und Anzahl der beteiligten Personen an keine Grenzen. Es gibt auch methodische Lösungen, wie die Methode unsere Demokratie weiterentwickeln kann.

Weitere Unterstützung und Literatur

An dieser Stelle möchte ich es erst einmal bewenden lassen. Ich hoffe, ich konnte Ihnen eine Idee vermitteln, welches Potenzial in der Methode steckt.

Für alle, die Profi-Anwender werden wollen, bieten wir im Rahmen es Institut für Systemisches Konsensieren eine insgesamt 5-tätige Ausbildung zum SK-Moderator an.

Sie können aber auch erst einmal die weiterführende Literatur studieren:

Paulus, Schrotta, Visotschnig: Systemisches Konsensieren - Der Schlüssel zum gemeinsamen Erfolg, 131 Seiten, 9,90 EUR

Eine einfache Einführung mit weiteren Fallbespielen

Schrotta, Siegfried (Hrsg.) Wie wir klüger Entscheiden – einfach – schnell – konfliktlösend

Dieses Buch beschreibt sehr fundiert, welche systemischen Schwächen demokratische Entscheidungsmethoden haben und wie im Gegensatz dazu das systemische Konsensieren konsensfördernd wirkt. Viele Beispiele und Erfahrungsberichte aus unterschiedlichen Anwendungsfeldern, 257 Seiten, 26,80 EUR

Beide Bücher finden sie im SmarterLife-Shop: www.smarterlife.de/shop

Der positive Effekt von Pausen wurde in vielen Studien untersucht. Auf die wichtigsten Fragen und natürlich auch Antworten gehe ich im Folgenden kurz ein:

Verliere ich durch Pausen nicht unnötig Zeit?

Bei nahezu allen Arbeiten lassen Tempo, Konzentration und damit die Arbeitsleistung relativ schnell nach. Unter anderem deshalb dauern die „Stunden“ in der Schule nur 45 Minuten. Bei konzentrierter Denkarbeit wird auch für Erwachsene empfohlen, nach 45 Minuten zu pausieren. Aber auch bei Routinearbeit im Büro sollten Sie spätestens nach 70 Minuten einen „Break“ einlegen und sich kurz ent-spannen.

Durch gezielt Pausen können Sie Ihre Konzentration verbessern – vermeintlich verlorene Zeit holen Sie schnell wieder auf.

Warum sollte ich Pausen explizit planen?

Wenn Sie sich erst dann eine Pause gönnen, wenn Sie merken, dass Sie es nötig haben, ist es eigentlich schon zu spät. Die Leistungsfähigkeit ist schon stark abgesunken. Sie haben also schon ein Weile gearbeitet in der Sie mehr Energie als nötig aufwenden mussten, in der das Fehler- und ggf. Unfallrisiko erhöht war usw. Auch der positive Erholungseffekt ist bei einer späten Pause nicht mehr so ausgeprägt.

Was ist die optimale Pausenlänge?

Der Erholungseffekt ist zu Beginn einer Pause am größten und lässt dann langsam nach. Daher ist es besser, im Laufe eines Tages 4 mal 15 Minuten zu pausieren als 1 mal eine Stunde. Aber auch noch kürzere Pausen von maximal einer Minute können sehr hilfreich sein. Lassen Sie den Blick einmal in die Weite schweifen oder Atmen Sie tief durch. Überprüfen Sie dabei Ihren "Arbeitsmodus". Arbeiten Sie sprunghaft und hektisch oder konzentriert und zielorientiert?

 

Wie kann ich die Pause gestalten, um den größten Erholungseffekt zu erzielen?

Nehmen Sie den Begriff „ent-spannen“ wörtlich und machen Sie etwas, was einen Ausgleich zu Ihrer Arbeit schafft. Für sitzende Tätigkeiten im Büro ist das: stehen Sie auf, machen Sie einen kurzen Spaziergang und ggf. Gymnastikübungen, Dehn- und Stretchübungen; lassen Sie Ihren Blick in die Weite schweifen.

 

Hier noch einmal eine Liste der positiven Effekte:

- Konzentration und Leistungsfähigkeit werden hoch gehalten

- Die Gefahr von Fehlern und Unfällen wird reduziert.

- In Pausen wird Ihnen eher bewusst, dass das eben gezeigte Arbeitsverhalten ggf. nicht optimal zielführend war: zu sprunghaft, zu hektisch, gereizt usw.

- Sie bemerken psychischen Stress und körperliche Spannungen und können durch Entspannung und Dehnung frühzeitig entgegenwirken.

 

Unter dem Motto „Einfach gut organisiert!“ erhalten meine Kunden einfache und leicht umzusetzende Tipps. Es geht mir nicht um ein perfektes System, sondern um die individuelle Zufriedenheit. Meine Seminarteilnehmer sind immer wieder erstaunt, wie einfach es wirklich sein kann. Außerdem schätzen sie meine ansteckende Begeisterung für das Thema, die dazu motiviert, direkt den Schreibtisch aufzuräumen und Lust auf Ablage macht.

 

 

 

 

 

  Bonuspartner: SmarterLife-Mitglieder erhalten von mir eine Vergünstigung von 10%.

 

 

Zur Website: www.christine-wilms.de

 

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Wer keine Prioritäten setzt, verliert sich im      Alltagsgeschäft. Ohne klare Ziele geht man viele Umwege. Zu wenig Planung führt zu Zeitdruck und Hetze. Wenn Sie alle Informationen sammeln und horten,      werden Sie die richtige zur gegebenen Zeit nicht      finden. Viele Besprechungen stellen nicht viel mehr als       Zeitlöcher dar. Wenn Sie keine Aufträge ablehnen können, werden      Sie garantiert mit keinem fertig. Übertriebener Perfektionismus führt immer zu einem      Missverhältnis zwischen Aufwand und      Ertrag. Wer die Arbeit vor sich herschiebt, darf sich nicht      wundern, wenn der Berg irgendwann      unbezwingbar wird. Ohne Pufferzeiten für die Vor- und Nachbereitung können Sie sich einen Termin gleich sparen. Wer nicht delegieren und zusammenarbeiten will, muss eben alles alleine machen.

 

Selbstreflexion: Welche Erfolgstipps bzw. Zeitfresser sind denn für Sie persönlich die wichtigsten? Wo setzen Sie am effektivsten den Hebel ansetzen, um die Weichen für Ihrer (Berufs-) Leben richtig zu stellen?

 

 

Anfang dieser Woche hatte ich eine für mich neue Aufgabenstellung zu bewältigen. Eine größere Fracht - etwa die Menge von 18 vollen Umzugskartons - sollte innerhalb von 3 Tagen pünktlich und zuverlässig von München nach Berlin transportiert werden. Die gängigen Paketdienste wollten den Umstand nicht honorieren, dass ich nicht ein sondern achtzehn Pakete transportieren lassen wollte - sie wollten also den achtzehnfachen Preis eines Paketes. "Kein Problem" dachte ich am Sonntag Abend, schließlich gibt es andere Spezialisten und es gibt das Internet. Da sollte es kein Problem sein, einen kompetenten Partner zu finden.

Spätestens wenn Sie zu viel um die Ohren haben und gar nicht mehr wissen, wie Sie die Arbeit bewältigen sollen, lohnt es sich, bei jeder Aufgabe zu überprüfen, ob, wann und in welchem Umfang Sie diese erledigen müssen.

Grundsatzfrage: Ist es überhaupt sinnvoll, diese Aufgabe durchzuführen? Dient sie überhaupt einem Ziel? Ist das Ziel noch relevant und vorrangig? Fragen zum Zeitpunkt: Muss ich die Arbeit zu diesem Zeitpunkt ausführen? Was geschieht, wenn ich sie liegen lasse? Gibt es einen besseren Zeitpunkt für diese Arbeit? Gehört die Arbeit zu meinen geplanten Aktivitäten? Hat die Verschiebung des Zeitpunkts Einfluss auf weitere Arbeiten?  

Fragen zur Person: Muss ich die Arbeit selbst ausführen? Kann die Arbeit an andere delegiert werden? Haben die anderen Mitarbeiter/Kollegen Kapazitäten frei (bei Engpässen)? Haben die anderen Mitarbeiter/Kollegen eine bessere Qualifikation? Gehört die Arbeit überhaupt zu meinem Sachgebiet? Bringt mich die Aufgabe meinen Zielen näher? Warum will ich die Arbeit annehmen (Prestige)?

Selbstmanagement betreibt jeder. So wie wir im täglichen Leben ständig mit anderen Menschen kommunizieren, so managen wir uns auch ständig selbst – die einen geschickt und elegant, die anderen weniger. Die Überlegung zu welcher Gruppe Sie gehören und ob Sie Potenzial zur Optimierung haben, ist auch schon Teil eines umfassenden und ganzheitlichen Selbstmanagements. Folgende Aspekte gehören ebenso dazu:

Selbstreflexion und persönliche Entwicklung: Viele Menschen begnügen sich damit, über die Dinge zu klagen, die stören. Der Schlüssel für die Lösung der meisten Probleme liegt jedoch auch in der Änderung der eigenen Verhaltensweisen und Gewohnheiten. Weitere Anregungen finden Sie in den Abschnitten „Wo stehen Sie im Moment?“ und „Machen Sie aus Anregungen

Aus dem Arbeitsprozess-Modell lassen sich einige Einzelaspekte ableiten - Kriterien für die Gestaltung wie nach außen sichtbare Zeichen eines funktionierenden Arbeitsprozesses.

1. Praxis-Tipp: So sorgen Sie dafür, dass der Output größer ist als der Input

Die Forderung "Output ist größer als Input" wird heute sehr häufig nicht erfüllt. Immer mehr Aufträge, immer mehr Unterlagen, immer mehr Chaos, ein zunehmend schlechtes Gewissen und schließlich ein stockender, ineffektiver Arbeitsprozess. Das können Sie tun:

Nehmen Sie sich vor: "Am Abend, wenn ich meinen Arbeitsplatz verlasse, ist der Eingangskorb leer, ebenso das E-Mail-Postfach; wichtige und schnell zu erledigende Vorgänge sind erledigt und weitergegeben, die restlichen Vorgänge sind terminiert und ordentlich abgelegt."

Kontrollieren Sie von Zeit zu Zeit, ob sich das geplante Arbeitsvolumen noch auf einem sinnvollen, handhabbaren Niveau bewegt. Es ist normal, dass es aufgrund natürlicher Schwankungen phasenweise ansteigt, es muss dann aber auch ruhigere Phasen geben, in denen Sie die Rückstände aufarbeiten können.

Steuern Sie rechtzeitig gegen, wenn Sie merken, dass Ihnen die Arbeit über den Kopf wächst. Die beiden Hebel, an denen Sie ansetzen können, sind Optimierung der Abläufe und Steuerung des Inputs - in Menge und Qualität.

 

 

 

Durch die Analyse wissen Sie nun, in welchen Bereichen Sie Arbeitsabläufe optimieren können.

Stellen Sie sich Ihren Arbeitsplatz als einen Ort vor, an dem Sie kleinere und größere Aufgabenpakete bearbeiten. Grob lässt sich unterscheiden zwischen

dem Input (Routinearbeiten und neue Aufträge), dem Arbeitsplatz selbst als Stelle der Verarbeitung und Zwischenlagerung sowie dem Output (Arbeitsergebnisse für Kunden, Vorgesetzte usw.).

Das folgende Schaubild veranschaulicht, welche Kriterien ein funktionierender Arbeitsprozess erfüllen sollte.