Spätestens wenn Sie zu viel um die Ohren haben und gar nicht mehr wissen, wie Sie die Arbeit bewältigen sollen, lohnt es sich, bei jeder Aufgabe zu überprüfen, ob, wann und in welchem Umfang Sie diese erledigen müssen.

• Grundsatzfrage: Ist es überhaupt sinnvoll, diese Aufgabe durchzuführen? Dient sie überhaupt einem Ziel? Ist das Ziel noch relevant und vorrangig?
• Fragen zum Zeitpunkt: Muss ich die Arbeit zu diesem Zeitpunkt ausführen? Was geschieht, wenn ich sie liegen lasse? Gibt es einen besseren Zeitpunkt für diese Arbeit? Gehört die Arbeit zu meinen geplanten Aktivitäten? Hat die Verschiebung des Zeitpunkts Einfluss auf weitere Arbeiten?
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Fragen zur Person: Muss ich die Arbeit selbst ausführen? Kann die Arbeit an andere delegiert werden? Haben die anderen Mitarbeiter/Kollegen Kapazitäten frei (bei Engpässen)? Haben die anderen Mitarbeiter/Kollegen eine bessere Qualifikation? Gehört die Arbeit überhaupt zu meinem Sachgebiet? Bringt mich die Aufgabe meinen Zielen näher? Warum will ich die Arbeit annehmen (Prestige)?

• Fragen zur Ausführung: Muss die Arbeit auf diese Art und Weise ausgeführt werden? Kann die Ausführung einer Arbeit rationalisiert werden? Wie exakt muss die Arbeit ausgeführt werden? Muss die Arbeit in diesem Umfang ausgeführt werden? Gibt es bessere Möglichkeiten, die Arbeit zu bewältigen?

Insgesamt sollten Sie den Eindruck haben, dass an normalen Arbeitstagen die Regel gilt:
                                                                       Input < Output
= der Umfang der neu hinzukommenden Arbeiten ist geringer als das, was Sie wegschaffen können.

Input < Output
Bei vielen Menschen türmt sich die Arbeit immer mehr, da im Grunde jeden Tag mehr Arbeit neu hereinkommt als bewältigt werden kann. Das Durchsuchen der Türme und Stapel nach den jeweils benötigten Unterlagen kostet unnötig Zeit. Dadurch sinkt die Produktivität und der Output wird verringert. Nach einiger Zeit gibt es zudem Rückfragen und Beschwerden, auf die zusätzlich zu dem ohnehin schon viel zu umfangreichen Arbeitsvolumen eingegangen werden muss. Die Produktivität sinkt noch weiter.

Die einzige Möglichkeit, diesen Teufelskreis zu durchbrechen, ist das Prinzip Output > Input. Das heißt, an einem normalen Arbeitstag müssen Sie es schaffen, mehr Arbeiten vom Tisch zu bekommen als neue hinzukommen. Warum muss es mehr sein und warum reicht nicht ein Gleichgewicht? Es gibt immer wieder Tage, an denen sich durch besonders hohen Arbeitsanfall oder durch Krankheit, Urlaub, Weiterbildung usw. ein Übergewicht des Inputs nicht verhindern lässt. Und dies Übergewicht muss an normalen Tagen wieder abgebaut werden.

Und hier noch ein paar Tipps:

• Setzen Sie das Prinzip in wichtigen Teilbereichen um:
  Leeren Sie beispielsweise täglich Ihren Posteingang. Wenn Sie Ihre Aufgaben in einer Liste erfassen, müssen Sie jeweils mehr Aufgaben abhaken können als Sie neue aufnehmen usw.
• Erhöhen Sie den Output:
  Investieren Sie regelmäßig Zeit, um Ihre Effektivität zu erhöhen (zeitsparende Methoden und Techniken, effektivere Gestaltung der Arbeitsabläufe, eigene Weiterbildung, usw.)
• Regulieren Sie den Input in Menge und Qualität:
  Helfen Sie z.B. Ihren Zulieferern und Auftraggebern, die nötigen Informationen und Vorarbeiten in der geeigneten Form an Sie weiter zu geben. Dies erspart Ihnen Rückfragen und Doppelarbeiten. Lehnen Sie notfalls neue Aufträge ab. Dies ist zwar unangenehm, aber besser als unrealistische Zusagen.

Und was unternehmen Sie, um jeden Tag etwas Arbeitsvorrat abzuspecken?

Termine mit sich selbst
Finden Sie neben den vielen Besprechungsterminen und Telefonaten einfach zu wenig Zeit für ein konzentriertes und effektives Arbeiten?

Sich während einer Besprechung stören lassen, wäre unhöflich und wird auch tunlichst vermieden. Das gleiche Recht sollten Sie sich zugestehen, wenn Sie einmal eine Stunde konzentriert arbeiten wollen. Reservieren Sie sich regelmäßig Zeiten, in denen Sie keiner stören darf. Legen Sie solche Termine mit sich selbst in eine Phase, in der Sie gewöhnlich Ihr Leistungshoch haben und in der nicht gerade die meisten Telefonate eingehen.